Dicas para diminuir alterações e retrabalhos em agências de marketing

Quer diminuir as alterações e retrabalhos em sua agência de marketing? Leia neste texto.

Neste artigo, mostraremos algumas dicas que vão ajudar sua empresa a melhorar os resultados, organizando os processos, fazendo briefings eficientes, avaliando a prioridade das demandas e muito mais!

Se você trabalha em uma agência de marketing, certamente já passou por clientes que pedem várias alterações em um único projeto. Esse ciclo de refações, além de causar estresse e sobrecarga na equipe de criação, também prejudica as finanças da empresa.

Normalmente, essas situações são as que mais dificultam o crescimento, deixando a agência estagnada e com resultados medianos. Se sua empresa está enfrentando esse declínio, é hora de tomar medidas para reverter a situação!

Aqui vão algumas dicas que vão impulsionar os resultados da sua organização, estruturando processos, fazendo briefings eficientes, avaliando a prioridade das demandas e muito mais!

O que é refação?

Você provavelmente já recebeu um e-mail de um cliente dizendo: “Arte aprovada. Agora, as alterações.” Isso é a refação! 

Refação é o retrabalho de um material solicitado pelo cliente. Muitas vezes, o cliente muda de ideia em relação ao layout ou à mensagem inicial. Outra falha pode ser do atendimento, que não soube transmitir à equipe de criação o que o cliente realmente desejava.

Se a pessoa responsável por receber as solicitações, geralmente o atendimento, não conseguir gerenciar a quantidade de refações, a produtividade da equipe é negativamente afetada, desmotivando todos os envolvidos, e o valor acordado para a criação do trabalho não é compensado.

Como evitar o retrabalho?

Para evitar refações, é necessário que o gestor, em conjunto com o atendimento, analise a frequência, os tipos de alterações e o tempo gasto em cada uma delas, a fim de encontrar maneiras de evitá-las e não tornar esse problema ainda mais recorrente na rotina da agência.

É importante considerar algumas ações práticas que reduzam o número de alterações solicitadas, evitando o desgaste da equipe de criação, a baixa produtividade e a queda nos lucros da empresa. Confira algumas estratégias para contornar os retrabalhos e melhorar seus resultados!

Avalie o preço dos serviços

Dedique um tempo para avaliar a gestão de custos e garantir que não esteja perdendo grande parte da lucratividade e prejudicando novos investimentos na empresa.

Portanto, pense se determinado trabalho está trazendo retorno suficiente para cobrir os custos de criação e desenvolvimento, e até que ponto ele está causando prejuízo à agência. 

Ao ter consciência de quanto um projeto está rendendo (em termos de produção e financeiramente), você saberá quantas refações esse trabalho suporta antes de se tornar perda de tempo e dinheiro.

Treine sua equipe e alinhe as demandas

Uma estratégia infalível para unir produtividade, desempenho e crescimento é treinar e capacitar sua equipe para se adaptar à rotina da agência.

Quando os profissionais entendem seu papel na empresa e reconhecem a importância de suas contribuições para cumprir prazos e entregar trabalhos com qualidade, eles conseguem trabalhar de maneira mais tranquila e se dedicar com paixão e determinação ao que produzem.

Além disso, esteja sempre atento às falhas de comunicação interna, buscando aproximar as pessoas e manter a equipe unida em prol dos mesmos objetivos. Uma equipe alinhada trabalha melhor com suas diferenças, se apoia mutuamente e cria vínculos de amizade no ambiente de trabalho.

Estabeleça processos

Uma das razões pelas quais sua agência recebe tantos pedidos de alteração é a falta de regras ou cláusulas no contrato que limitem a quantidade de solicitações em um mesmo projeto.

É extremamente importante criar um processo para registrar esses pedidos de refação, definindo um novo prazo de entrega e comunicando a todos. Após estabelecer essas diretrizes, se o cliente não seguir as novas regras, ele terá que pagar uma multa por cada alteração solicitada fora do prazo. 

Dessa forma, o fluxo de trabalho se torna mais justo para todos, em vários aspectos.

Elabore um briefing completo

É a partir do briefing que todas as orientações, referências e bases para o desenvolvimento de um trabalho são fornecidas. Portanto, é crucial conhecer a empresa do cliente, seu segmento e a mensagem que ele deseja transmitir ao público-alvo.

Ao ter conhecimento de todos esses aspectos, você estará apto a elaborar um briefing sólido e transmitir as demandas às equipes de criação e desenvolvimento da agência. Ao criar um briefing adequado, você evita pedidos de refação e economiza tempo e energia.

Priorize a satisfação do cliente

Além de pensar na importância de garantir a produtividade da equipe e a lucratividade da empresa, lembre-se de que o cliente deve sempre ser a prioridade da agência. Demonstrar respeito ao cliente e compreender suas diferentes necessidades e demandas é fundamental.

Evitar retrabalhos demonstra assertividade e competência. Portanto, busque constantemente a satisfação de seus clientes, mantendo a imagem e a credibilidade da agência.

Como a tecnologia pode diminuir alterações e retrabalhos

Para ajudar sua empresa a diminuir alterações e retrabalhos, apresentamos o 21LIVE e sua central de solicitações. O 21LIVE é uma plataforma tecnológica desenvolvida especialmente para agências de publicidade e equipes de comunicação.

Através do 21LIVE, as empresas podem realizar pedidos de jobs e peças, como alterações em materiais de marketing, campanhas publicitárias, designs, entre outros, de forma organizada e centralizada. 

A plataforma permite que os clientes façam solicitações diretamente, evitando a perda de informações e garantindo que todos os detalhes sejam registrados.

Uma das principais vantagens do 21LIVE é o fluxo de aprovação integrado. Com essa funcionalidade, as solicitações passam por um processo de aprovação, onde os responsáveis podem analisar e avaliar cada pedido antes de serem encaminhados para a equipe de criação. 

Isso ajuda a garantir que as demandas estejam alinhadas com as estratégias da empresa e reduz a necessidade de refações.

Além disso, a central de solicitações do 21LIVE permite que os clientes acompanhem o andamento das solicitações em tempo real. Eles podem verificar o status das solicitações, saber em que fase do processo estão, visualizar prazos de entrega e até mesmo interagir diretamente com a equipe responsável. 

Isso proporciona transparência e agilidade na comunicação, evitando retrabalhos causados por falta de informações ou mal entendidos. Com o 21LIVE, sua empresa terá uma ferramenta poderosa para otimizar os processos internos, reduzir alterações e retrabalhos, melhorar a comunicação com os clientes e aumentar a eficiência da equipe. 

A tecnologia está ao seu alcance para impulsionar os resultados e garantir a satisfação de todos os envolvidos.

Não deixe de experimentar o 21LIVE e transformar a forma como sua agência lida com as solicitações e processos de aprovação. Com essa solução tecnológica, você estará um passo à frente na busca por um trabalho mais eficiente, produtivo e com menor incidência de retrabalhos.