Utilizando a Tecnologia para Gerenciar Agências de Marketing 

Neste artigo, discutiremos quatro dicas essenciais para gerenciar agências de marketing com eficiência. Em primeiro lugar, é fundamental estabelecer processos bem definidos para garantir a satisfação dos clientes, promover um fluxo de trabalho eficiente e eliminar o desperdício de tempo. 

Em segundo lugar, é importante ter um controle financeiro saudável e confiável para garantir que a agência esteja no caminho certo para o sucesso. 

Em terceiro lugar, é preciso focar no engajamento da equipe, estabelecendo metas individuais e coletivas, escolhendo profissionais adequados e atribuindo-os às atividades que melhor correspondam às suas competências. 

Por fim, é crucial investir em tecnologia para otimizar processos, melhorar a comunicação entre a equipe e aumentar a produtividade, com soluções como o 21LIVE, um software de gestão de ativos de marketing. 

Este artigo também discute três estratégias adicionais: criar um plano de negócios, investir em treinamentos corporativos e medir o sucesso da agência por meio de análises periódicas do plano de negócios. Boa leitura!

Gerenciar agências de marketing: 4 dicas

Estruture processos

Ter processos estruturados é essencial para garantir a satisfação dos clientes. Embora possa parecer caótico inicialmente, é importante que todos entendam os processos que devem ser seguidos, desde a captação de leads até a entrega dos serviços contratados. 

Processos bem definidos facilitam o fluxo de trabalho, promovem um entendimento compartilhado da equipe sobre o que deve ser feito e eliminam o desperdício de tempo. Além disso, cada pessoa sabe exatamente onde sua responsabilidade começa e termina, promovendo a integração da equipe.

Promova um controle financeiro

Embora muitos profissionais de comunicação e marketing evitem a matemática, é essencial ter alguém na agência responsável por gerenciar as finanças, incluindo o fluxo de caixa, as receitas e despesas, os pagamentos a fornecedores e o orçamento.

Gerenciar uma agência de marketing não se resume a trabalhar apenas com tarefas agradáveis. Na verdade, um departamento financeiro saudável é um forte indicador de que a agência está no caminho certo para o sucesso. Portanto, é crucial ter alguém de confiança encarregado da administração e dos resultados financeiros da empresa.

Foque no engajamento da equipe

Ao falar sobre agências de marketing, estamos nos referindo a serviços intangíveis que possuem um valor significativo para seus clientes. 

Para gerenciar uma agência com tranquilidade, é fundamental ter uma equipe engajada, que compreenda suas funções e responsabilidades e seja capaz de trabalhar de forma autônoma, sem a necessidade de microgerenciamentos.

Para alcançar esse objetivo, é preciso escolher profissionais adequados e atribuí-los às atividades que melhor correspondam às suas competências. Sabemos que ter um profissional especializado em cada área do marketing é extremamente complicado, por isso é preferível selecionar profissionais com habilidades multidisciplinares.

É importante estabelecer metas tanto individuais quanto coletivas para a equipe, incentivando todos a trabalhar em direção aos mesmos objetivos. Mantenha uma comunicação aberta e transparente e não deixe de reconhecer, valorizar e recompensar aqueles que demonstram verdadeiro comprometimento com o negócio.

Use a tecnologia a seu favor

Uma das dicas mais importantes para gerenciar uma agência de marketing de forma eficiente é investir em tecnologia. Com as ferramentas certas, é possível otimizar processos, melhorar a comunicação entre a equipe e, consequentemente, aumentar a produtividade.

<<< Leia mais: O que fazer ao assumir a gestão de marketing de uma empresa? >>>

Uma das soluções tecnológicas mais relevantes para o gerenciamento de uma agência de marketing é o software de gestão de ativos de marketing. O 21LIVE, por exemplo, é uma excelente opção, oferecendo recursos como controle de versões de arquivos, aprovações de projetos, gerenciamento de mídias sociais e fluxo de trabalho integrado.

Investir em tecnologia como o 21LIVE pode tornar a gestão da agência de marketing mais eficiente e produtiva, permitindo que a equipe possa se concentrar em projetos mais estratégicos e de maior impacto para o negócio.

7 estratégias para gerenciar agências de marketing

Plano de negócios

Antes de começar a gerenciar uma agência de publicidade, é essencial criar um plano de negócios para a agência de marketing digital. Esse planejamento é crucial para orientar você e sua equipe na direção certa.

No plano de negócios, é necessário definir o público-alvo, os serviços a serem prestados, as tecnologias a serem adotadas, os objetivos do negócio e os diferenciais mercadológicos. É importante também revisar e atualizar o plano periodicamente para avaliar o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.

Ao fazer essa análise periódica, você poderá atualizar suas estratégias e manter a agência alinhada com as demandas do mercado. Dessa forma, será possível garantir que a empresa esteja sempre caminhando na direção correta e oferecendo serviços de qualidade aos clientes.

Treinamentos corporativos

Para gerenciar uma agência de publicidade de forma eficaz, é fundamental investir na capacitação da equipe. Empresas que proporcionam treinamentos aos seus funcionários geralmente obtêm mais sucesso, especialmente no mercado de publicidade e marketing, que passa por constantes mudanças.

Por meio de treinamentos, os funcionários adquirem novas habilidades e conhecimentos, o que pode aumentar a produtividade da empresa e melhorar a qualidade do trabalho realizado, resultando em maior satisfação dos clientes. Com isso, a reputação da agência no mercado pode ser aprimorada, o que atrai mais clientes e aumenta o sucesso do negócio.

Uso estratégico do briefing

A implementação de um modelo de briefing é essencial para ajudar sua equipe de atendimento a coletar informações importantes dos clientes e de suas empresas, bem como transmitir esses dados à equipe interna que executará o projeto.

O briefing é capaz de reduzir possíveis erros e falhas de comunicação durante a execução das campanhas contratadas, e pode ajudar a gerenciar sua equipe na construção de uma estratégia para o cliente. Ele deve incluir informações como:

• Quem é o público-alvo do nosso cliente?
• Quem são os concorrentes do nosso cliente?
• Qual é o objetivo da campanha solicitada?
• Qual é o período da campanha?
• Qual é o produto ou serviço a ser divulgado?
• Qual é o posicionamento da marca?

Iniciar qualquer projeto sem um briefing completo afetará negativamente os resultados da campanha e pode resultar em perda de tempo na execução de ações que não correspondiam com a proposta apresentada.

Gerenciamento de projetos

A gestão de projetos é responsável por estabelecer a ordem do dia a dia da empresa, organizando as tarefas em um cronograma e designando os responsáveis por cada atividade na organização. 

Para maximizar a eficácia dessa gestão, é importante usar tecnologia adequada. 

Softwares de gerenciamento de projetos, como o Trello, são ferramentas muito úteis para definir tarefas, identificar responsáveis por cada atividade, estabelecer prazos, monitorar o progresso de etapas já concluídas e avaliar o que ainda precisa ser desenvolvido, bem como determinar o custo total de um projeto, entre outras funcionalidades.

Trabalho em equipe

É importante cultivar um ambiente colaborativo e de trabalho em equipe na sua agência de marketing. Em vez de criticar individualmente o trabalho de alguém, procure juntar a equipe e mostrar como, coletivamente, é possível melhorar o projeto em questão.

Essa abordagem incentiva a equipe a trabalhar em conjunto e a focar em soluções, em vez de apontar dedos e colocar a culpa em alguém. Compartilhar sucessos e fracassos fortalece a equipe e aumenta sua capacidade de trabalhar em conjunto de maneira mais eficiente, resultando em um trabalho final mais positivo.

Alinhe expectativas

Quando se está liderando um projeto, pode ser frustrante quando sua equipe não está preparada para lidar com ele. Nesses momentos, é crucial fazer uma pausa, respirar e se perguntar: o que eles esperavam do projeto? O projeto está cumprindo o que foi prometido a eles no início?

Certifique-se de que não haja quebra de expectativas e que todos tenham uma compreensão clara do que esperar desde o primeiro dia. A partir daí, trabalhe na gestão dessas expectativas para garantir os melhores resultados possíveis.

Otimize processos

Otimizar constantemente os processos é crucial para o gerenciamento de uma agência de publicidade. Com o surgimento diário de novas estratégias de marketing, é importante que a empresa esteja sempre atualizada e absorva apenas as ações que realmente trazem resultados para a equipe. 

Além dos treinamentos, a gestão eficaz de ferramentas e soluções é essencial. Um exemplo disso é o e-mail marketing, que evoluiu de uma simples mensagem para uma estratégia completa, incluindo fluxos de e-mails, pontuação de leads e nutrição de contatos. Essa estratégia apresenta o maior ROI entre as ações de marketing mais relevantes.

Gerenciamento de agências: importância da correta precificação

A determinação de preços para projetos é uma das principais dificuldades enfrentadas pelas agências, com 43,2% delas preocupadas com a cobrança pelos seus serviços, conforme a pesquisa da Resultados Digitais. Gerenciar projetos em uma agência envolve uma avaliação cuidadosa da precificação e controle dos custos envolvidos.

Não há uma fórmula única para definir os preços dos trabalhos realizados pela sua empresa. Fatores como a criação de valor da marca, resultados oferecidos e atendimento ao cliente devem ser considerados em cada caso. Entretanto, é importante começar a partir dos custos fixos e da equipe envolvida no projeto.

Para cada proposta, é necessário calcular o custo da hora/trabalho e o total de horas de trabalho estimadas. 

Para determinar o tempo previsto para conclusão do trabalho, é possível utilizar os dados de mensuração das horas da equipe em projetos anteriores como padrão para contratos futuros. Esse processo pode ser complexo, por isso recomendamos a leitura deste guia completo sobre como precificar serviços.

Depois de definir os preços, é essencial monitorar o progresso das tarefas para verificar a lucratividade dos clientes. Esse é um fator crucial para o sucesso do seu negócio e para garantir um crescimento sustentável.

O uso da tecnologia no gerenciamento de agências

O uso da tecnologia no gerenciamento de agências tem sido uma grande aliada para aprimorar a gestão das atividades e obter melhores resultados. Uma das áreas em que a tecnologia pode ser aplicada é na gestão de pessoas. 

Com o uso de softwares especializados, é possível realizar uma gestão estratégica de pessoas, aplicando o People Analytics para identificar tendências e comportamentos dos colaboradores, promovendo a integração da equipe, oferecendo planos de carreira, programas de recompensa e realizando feedbacks constantes. 

Além disso, a tecnologia pode ser utilizada na gestão do fluxo de trabalho, por meio da automatização de processos, mapeamento dos procedimentos e acompanhamento dos resultados. 

Já na gestão financeira, é possível utilizar softwares para o controle de contas a pagar e receber, monitoramento das operações financeiras e elaboração do fluxo de caixa. 

Ademais, o Business Intelligence (BI) é uma ferramenta fundamental para coletar, organizar e analisar dados relevantes, transformando-os em informações estratégicas para a tomada de decisão na agência. 

Por fim, a tecnologia também serve para gerenciar ativos de marketing e fazer o meio-campo entre agência e cliente, de modo a otimizar solicitações de alteração e agilizar o processo de aprovação.

A adoção de softwares especializados em cada uma dessas áreas pode trazer grandes benefícios para a gestão de uma agência de publicidade.

Gestão de tempo em agências de marketing

Um passo crucial para a eficiência da sua agência é gerenciar o tempo dos colaboradores. Além de priorizar tarefas, é importante ter um controle mais abrangente sobre a gestão do tempo da equipe criativa. 

Utilizando um sistema de timesheet, é possível medir o tempo investido em cada atividade. Com ferramentas automatizadas, como o preenchimento automático de planilhas de horas, é possível otimizar esse processo e registrar as horas trabalhadas de forma mais rápida e eficiente.

Ao coletar dados precisos sobre o tempo investido em cada tarefa, é possível calcular o esforço necessário para cada uma, prever a velocidade de entrega e identificar possíveis atrasos. 

Também é possível verificar a disponibilidade dos profissionais para assumir novos projetos e assim ter uma visão mais clara sobre a necessidade de contratar novos colaboradores.

Além disso, é importante para os gestores monitorar a produtividade da equipe, não apenas sua ocupação. Se as entregas não estão sendo realizadas dentro do prazo ou não estão atendendo aos padrões de qualidade, algo pode estar impedindo a equipe de produzir da melhor forma. 

Verifique se os colaboradores estão perdendo tempo com atividades desnecessárias, como reuniões sem propósito, tarefas triviais, excesso de edição em documentos ou gastando muito tempo na caixa de e-mails.

Conclusão

Em conclusão, gerenciar uma agência de marketing com eficiência exige a adoção de várias estratégias. É importante estabelecer processos bem definidos para garantir a satisfação dos clientes, promover um controle financeiro saudável e confiável, focar no engajamento da equipe e investir em tecnologia. 

Além disso, é essencial criar um plano de negócios, investir em treinamentos corporativos e medir o sucesso da agência por meio de análises periódicas. Com essas dicas e estratégias, é possível gerenciar uma agência de marketing de maneira eficiente e alcançar o sucesso desejado.

Para sua agência ter sucesso na gestão, conte um software especializado em gestão de marca. Conheça o 21LIVE.