Atas de reunião: otimize uma reunião e as entregas

Atas de reunião: como fazer registro e  organização com maior eficiência.

Reuniões são momentos importantes para alinhar equipes, tomar decisões e impulsionar o progresso dos negócios. No entanto, muitas vezes, esses encontros podem se tornar desorganizados, improdutivos e deixar os participantes confusos sobre as tarefas e responsabilidades atribuídas. 

É aí que entra a ata de reunião, um documento essencial para registrar os pontos discutidos, as decisões tomadas e as ações acordadas.

Neste artigo, vamos explorar o que é uma ata de reunião, sua importância e como montar uma de forma eficiente. Vamos descobrir como identificar a reunião e os participantes, definir os objetivos do encontro, delegar tarefas e estabelecer prazos para execução. 

O que são atas de reunião?

Uma ata de reunião é um relato oficial e detalhado de tudo o que ocorreu durante uma reunião. Esse documento tem como objetivo principal democratizar o acesso às decisões tomadas e aos assuntos abordados, proporcionando transparência e garantindo que todas as partes interessadas tenham conhecimento das deliberações realizadas.

A ata de reunião desempenha um papel fundamental no registro, formalização e divulgação das resoluções aplicadas durante o encontro. 

Ela captura os principais pontos discutidos, os tópicos tratados, os participantes presentes, as conclusões alcançadas e quaisquer ações acordadas. Além disso, pode incluir também informações relevantes, como datas, horários, locais e materiais utilizados na reunião.

Geralmente, a responsabilidade pela formalização e desenvolvimento da ata de reunião recai sobre uma secretária executiva ou outra pessoa com um cargo que envolve o auxílio administrativo na empresa em que a reunião está sendo realizada. 

Essa pessoa tem a tarefa de tomar notas durante a reunião e, posteriormente, compilar essas informações em um documento conciso e claro.

A ata de reunião desempenha um papel essencial na documentação das decisões tomadas e nos compromissos assumidos durante o encontro. Ela serve como uma referência valiosa para futuras consultas e ajuda a garantir que todos os envolvidos estejam alinhados com as resoluções e os próximos passos definidos.

Quais empresas precisam de atas de reunião?

Muitos empresários, especialmente aqueles com um número menor de funcionários, podem subestimar a importância de uma ata de reunião para suas empresas. No entanto, isso não poderia estar mais longe da verdade. Independentemente do tamanho ou segmento do negócio, a ata de reunião é um documento extremamente útil em termos de organização.

Uma ata de reunião, seja ela formal, tradicional ou realizada online, desempenha um papel fundamental na garantia de que as reuniões sejam eficientes e produtivas. Ela estabelece critérios claros para o andamento da reunião, delimita os tópicos a serem discutidos e fornece uma estrutura para o desenvolvimento das atividades. 

Isso evita que as reuniões se tornem maçantes e desordenadas, garantindo que o tempo seja utilizado de maneira eficaz.

Além disso, a ata de reunião contribui para uma delegação de tarefas mais precisa e eficiente. Ao registrar as decisões e ações acordadas durante a reunião, cada participante tem acesso claro às suas responsabilidades e tarefas atribuídas. 

Como consequência, evita-se mal-entendidos, duplicação de esforços e permite que todos saibam exatamente qual é o seu papel dentro do processo.

Mesmo para empresas que estão começando e podem ter um número limitado de funcionários, a ata de reunião desempenha um papel crucial na organização e no estabelecimento de uma cultura empresarial eficiente desde o início. Ela promove a transparência, a comunicação clara e a responsabilização mútua.

Independentemente do ramo de atividade ou do tamanho da empresa, a ata de reunião é uma ferramenta valiosa que contribui para a gestão eficaz das reuniões e do fluxo de trabalho. Ela ajuda a maximizar a produtividade, a estabelecer metas claras e a garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas com as decisões tomadas.

Portanto, é importante que os empresários reconheçam a importância da ata de reunião, mesmo em empresas com um número menor de funcionários. Ela é uma ferramenta essencial para a organização, a delegação de tarefas e o estabelecimento de uma cultura empresarial eficiente.

Como otimizar reuniões e entregas a partir das atas de reunião

Uma ata de reunião é um documento importante para registrar os pontos discutidos, as decisões tomadas e as tarefas delegadas durante uma reunião. 

Ela serve como um registro oficial e auxilia na organização e no acompanhamento das ações decorrentes do encontro. A seguir, serão apresentados alguns passos essenciais para montar uma ata de reunião eficiente.

Identifique a reunião e os participantes

É fundamental que a ata contenha informações que identifiquem claramente a reunião e as pessoas que participaram dela. Especialmente em empresas grandes, com divisão de setores e responsabilidades, esses detalhes podem fazer toda a diferença na hora de conferir o relatório. Portanto, no início da ata, inclua:

• Data, hora e local da reunião.
• Nomes dos participantes e seus respectivos cargos.

Defina os objetivos da reunião

Antes de redigir a ata, é importante ter uma pauta clara e definida para a reunião. Estabeleça os objetivos e o propósito do encontro, de forma a orientar as discussões e a tomar decisões relevantes. Por exemplo:

• Se a reunião visa definir metas para o próximo mês, é importante ter os dados do mês anterior para embasar as discussões.
• Se o objetivo é desenvolver e implementar um novo projeto, é essencial ter os passos necessários e os dados relevantes para criar um briefing.
• Se há necessidade de reestruturar um ponto da empresa ou de um departamento, as questões devem ser separadas e discutidas, mesmo que em uma conversa mais aberta para permitir a participação de todos.

Quanto mais bem preparada estiver a ata, melhores serão os resultados. Além disso, se você valoriza a eficiência e não gosta de perder tempo, essa parte da ata de reunião será especialmente importante, independentemente de ser uma ata impressa ou online.

Delegue tarefas

Um ponto essencial em uma ata de reunião é a especificação clara da delegação de tarefas. Se for relevante para o seu negócio, a ata pode conter um resumo geral dos pontos discutidos, mas é fundamental ter um tópico específico que descreva as responsabilidades de cada participante.

A delegação de tarefas e seu registro na ata são essenciais para evitar confusões e lembrar quem ficou responsável por cada atividade. É recomendado o uso de um template matriz RACI (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado) para facilitar a compreensão das atribuições de cada pessoa.

Coloque prazos para execução

Assim como a delegação de tarefas, é importante estabelecer prazos para o desenvolvimento de cada atividade registrada na ata. Esses prazos devem ser acordados durante a reunião, para que todos estejam cientes das datas de entrega.

Definir várias questões sem estabelecer prazos torna o registro muito aberto e dificulta a visualização do resultado final. Portanto, é primordial que o responsável pela ata de reunião inclua prazos para cada atividade, possibilitando um monitoramento adequado.

Conte com um software para salvar as atas e delegar tarefas

Para conseguir eficiência nas reuniões, é fundamental contar com um software que consiga salvar as atas de reunião e disponibilizá-las para os interessados. Além disso, é de suma importância contar com um sistema que permita a delegação de tarefas e acompanhamento dessas últimas. 

Nesse sentido, o 21LIVE é fundamental para garantir reuniões de maior qualidade. Agende uma demonstração e descubra os impactos do 21LIVE em sua empresa.